Administratif : Assistant(e) de direction

Située au cœur de la Métropole de Bordeaux, la Ville du Haillan se distingue par son développement économique dynamique, notamment grâce à l’Aéroparc et son cadre de vie naturel préservé.

Description du poste

La Ville du Haillan recrute un poste d’assistant(e) de direction pour renforcer l’appui administratif et organisationnel auprès du Maire et du Directeur de cabinet, dans un contexte marqué par le développement des projets municipaux, le suivi des dossiers stratégiques et l’augmentation des sollicitations institutionnelles.

Sous l’autorité du Directeur de cabinet, vous apporterez un appui quotidien au Maire, au Directeur de cabinet et aux élus en assurant l’organisation de leurs activités, la coordination des agendas, la préparation et le suivi des dossiers ainsi que la gestion des relations avec les différents interlocuteurs, notamment Bordeaux Métropole.

Vous participerez également à l’organisation des relations publiques, des cérémonies officielles et des manifestations protocolaires. Enfin, vous assurerez un rôle d’interface avec les habitants dans le cadre des dispositifs de participation citoyenne existants ou à venir.

Vous souhaitez mettre vos compétences organisationnelles, votre sens du service public et vos qualités relationnelles au service de la collectivité ? Nous vous invitons à prendre connaissance des missions et du profil recherché, puis à adresser votre candidature avant le 24 août 2026.

Missions principales :

1/ Accueil du cabinet :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du cabinet
• Coordonner les relations entre les élus et les services
• Gérer les agendas du Maire, du directeur de cabinet et des élus de la majorité

2/ Gestion des courriels

• Dispatcher les mails reçus sur la boite générique aux bons interlocuteurs dans les services pour réponse et s’assurer de la réponse apportée
• Préparer les réponses le cas échéant

Missions secondaires :

1/ Administratif :

• Préparer les réponses aux courriers adressés au Maire selon les indications du Maire (récupérer les éléments de réponse auprès des différents services) avant de les soumettre à la validation du Cabinet
• Rédiger des comptes rendus de réunions et des notes synthétiques d’information
• Organiser les astreintes des élus et les congés

2/ Relations publiques/protocole/cérémonies :

• Organiser les évènements du ressort du cabinet, notamment les cérémonies et protocoles
• Assurer les interfaces avec les partenaires institutionnels et associatifs de la Ville
• Envoyer les invitations aux différentes inaugurations
• Créer des fichiers informatiques pour l’envoi d’invitations officielles et les mettre à jour
• Réaliser quelques courses pour les besoins du cabinet (café, softs, viennoiseries …)
• S’assurer de la bonne mise en place de la cérémonie avec les services, notamment logistique

3/ Finances

• Gérer et suivre le budget du cabinet (édition de bons de commande et suivi de la facturation)
• Gérer la commande des fournitures pour le cabinet
• Assurer le suivi des frais de bouche et de représentation du maire, du directeur de cabinet et des élus

Contraintes du poste :

• Horaires fixes mais possibilité de pics d’activité le soir et le week-end pour les besoins de représentation du maire lors de cérémonies officielles, présence possible lors de certains évènements organisés par les services ou associations de la ville.
• Moyens techniques : ordinateur portable et téléphone portable

Profil recherché

Compétences Requises :

Savoirs et connaissances :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du cadre réglementaire de la fonction publique.
• Connaissance des règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
• Connaissance des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique

Savoir-faire :

• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Techniques d’écoute active et de médiation
• Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
• Maîtrise avancée des outils bureautiques suite Office (Word, Excel, PPT)
• Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
• Fonctionnement de l’internet
• Tableau de bord et outils de planification et de suivi

Savoir-être :

• Devoir de réserve et sens du service public
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Disponibilité et adaptabilité
• Sens de la communication
• Gestion des priorités

Niveau Bac +3 apprécié

Conditions statutaires

Catégorie : C et B
Filière : Administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux agents contractuels, dans ce cas, CDD d’un an.

Régime indemnitaire mensuel rattaché au poste de l’agent.

CNAS
Association du personnel
Temps de travail : 37h35 par semaine

Une lettre de candidature et un CV devront être adressés au plus le tard le 24 août 2026 par mail à :
service.ressourceshumaines@ville-lehaillan.fr

Ou par voie postale à l’adresse suivante :
M. Le Maire
Services des Ressources Humaines
137 avenue Pasteur BP 9 33185 LE HAILLAN

Pour les questions statutaires : Madame Anne-Laure PULCINI (05 57 93 11 08)

Les entretiens se dérouleront la semaine 36

Poste à pourvoir dès que possible.

Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation au maximum 4 semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.