RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET DE LA GESTION DU PERSONNEL DES SERVICES GENERAUX ET DU PERSONNEL REMPLACANT - ADJOINT AU RESPONSABLE DE SERVICE - H/F A TEMPS COMPLET

OBJECTIF

• Gère la partie administrative des Services Généraux et définit, encadre, anime et coordonne le travail des agents en charge de l’entretien du patrimoine et de la restauration et des Agents Territoriaux Spécialisés des Écoles Maternelles (A.T.S.E.M.) placés sous son autorité (titulaires, remplaçants, contrats aidés, …).
• Lors de l’absence du responsable, l’adjoint assure et garantit le fonctionnement du service en lieu et place du responsable, et remplit toutes les fonctions, missions du responsable.
• Il assure provisoirement, et pendant l’absence du responsable, la fonction hiérarchique et prend des décisions dans la continuité du service et dans l’intérêt du service.

MISSIONS PRINCIPALES

• Organise le travail des agents (plannings, gestions des congés, …) en fonction des besoins de la collectivité suivant les périodes (scolaire et vacances)
• Organise, planifie et gère le remplacement des agents en cas de besoin et en collaboration avec les responsables de structures Petite Enfance le cas échéant.
• Suit et contrôle la propreté des lieux et des installations.
• Suit et contrôle l’application des règles d’hygiène (HACCP) et de sécurité.
• Contrôle, saisit, envoie et suit les commandes de produits d’entretien.
• Assure les contrôles, gestion et suivi des facturations des prestations externalisées

MANAGEMENT

• Au quotidien : encadre et anime les équipes sur les différents sites (environ 45 personnes)

GESTION BUDGÉTAIRE

• Gère le budget relatif aux services généraux dans le fonctionnement et l’investissement (gestion des commandes de produits, suivi et réassort des matériels utilisés, préparation des investissements – devis fournisseurs-, …)
• Suivi et participation à l’évolution du marché relatif aux produits d’entretien (respect du cahier des charges dans l’exécution, recueil des évolutions pour le renouvellement, analyse et choix du ou des prestataires …)
• Réalisation, suivi et envoie des bons de commandes relatifs aux services généraux
• Gestion, suivi des factures /logiciel CIVITAS

GESTION ADMINISTRATIVE

• Assure l’ensemble de la gestion administrative des services généraux (plannings des agents, courriers/relations fournisseurs,…)
• Travaille en collaboration avec l’ensemble des services municipaux / définition des besoins d’entretien et l’occupation des locaux

MISSIONS SECONDAIRES

• Élaboration de cahier des charges relatif à différents marchés (prestataire de services et/ou fournitures)
• Information, formation du personnel /réglementation
• Dépannage sur sites de produits
• Suivi des livraisons
• Contrôle à réception en partenariat avec le magasinier et en autonomie en l’absence de celui-ci
• L’agent peut être amené à assurer une certaine polyvalence sur les missions courantes du service, ou en cas d’absence inopinée d’un autre agent.

CONDITIONS ET/OU CONTRAINTES PARTICULIÈRES LIÉES AU POSTE

• Nécessité de déplacements quotidiens sur les différents sites de la collectivité pour le management et l’accompagnement des agents et travail administratif de bureau.
• Contraintes liées à l’entretien des locaux sur des périodes d’occupation et lors des périodes « de gros ménages ».
• Bonne condition physique (port ponctuel de charge)
• Permis B obligatoire et valide

COMPÉTENCES REQUISES

• Savoir encadrer et manager des équipes à effectifs variables selon les lieux et la période d’activité
• Savoir animer des réunions d’équipes
• Savoir développer une culture de travail collaboratif commune aux différents sites
• Savoir faire remonter l’information à sa hiérarchie
• Savoir communiquer et assurer un relais d’information
• Maîtriser les techniques de résolution des conflits
• Connaître les protocoles de nettoyage, et les gestes et postures de manutention manuelle
• Connaissance et respect des règles d’hygiène (HACCP)
• Connaissance et respect des règles de sécurité au travail en général et prévention des TMS en particulier Savoir réagir rapidement face à des situations imprévues
• Connaissances en bureautique (Excel, Word, Internet, messagerie Zimbra, logiciel Civitas)

PROFIL ET CONDITIONS STATUTAIRES

• Expérience sur un poste similaire souhaitée
• Poste de catégorie B ou C à temps complet
• Rémunération par référence au cadre d’emploi des techniciens ou rédacteurs ou agents de maîtrise.
• Régime indemnitaire (IFSE) et NBI si statut éligible
• Poste à pourvoir au 1er octobre 2018

Adresser candidature et CV avant le 15 août 2018 à :

Madame le Maire
137 Avenue Pasteur
33186 LE HAILLAN CEDEX

Contact :
Madame Katia EDDRIEF pour les questions techniques
05.57.93.12.00
Madame Corinne ANDRON pour les questions statutaires
05.57.93.11.19

e - mail : contact chez ville-lehaillan.fr

Entretiens prévus semaine 35 ou 36

 

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