Agente ou agent administratif Polyvalent

Missions de secrétariat administratif au sein du CTM ; tâches réalisées en binôme avec la coordinatrice administrative ou missions en propre

• Accueil physique et téléphonique du service

• Réception, traitement et diffusion de courriers

• Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus de réunion, procès-verbaux, rapports, arrêtés, ...)

• Saisir et affecter les fiches d’interventions dans un logiciel de suivi de l’activité du Centre Technique (ATAL)

• Suivi des dossiers d’assurance (flotte automobile et dommage aux biens) : de la déclaration à l’indemnisation, devis en lien avec les techniciennes et techniciens, suivi des indemnisations et clôture des dossiers. réception de travaux

• Préparer et mettre à jour les tableaux de bord et de suivi d’activité (formation, habilitations, technique, …)

• Exécution et suivi des procédures et décisions administratives (budgétaire et comptable), suivi des délibérations, conventions, ...

• Réalisation des demandes de formation des agentes et agents du CTM

• Gestion des demandes de congés des agentes et agents du CTM

• Assurer l’accompagnement du service afin de garantir la sécurité juridique des actes et documents produits

Une continuité de service, pendant les congés ou autres absences, devra être organisée avec la coordinatrice administrative du CTM

MISSIONS SECONDAIRES :

• Assister les référentes et référents techniques dans le suivi administratif des marchés publics du CTM en lien avec le service Finances/Marchés publics : rédaction de documents, publication des marchés, analyse des candidatures, notifications aux candidats, négociations, engagement comptable du marché...

• Participer au rangement global du Centre Technique Municipal en particulier des dossiers administratifs et du classement des documents.

• Être la ou le référent archives du service, conformément aux procédures mise en place avec les services de la Métropole.

CONDITIONS ET/OU CONTRAINTES PARTICULIERES LIEES AU POSTE :

Gestion des délais en matière de gestion des sinistres (bâtiments, véhicules et responsabilité civile).

Contraintes de gestion et de production liées aux calendriers et objectifs de réalisation.

Rigueur et réactivité dans le contrôle des finances.

Risque pénal - Probité et Intégrité incontournables.

COMPETENCES REQUISES :

• Connaître les techniques de secrétariat.

• Sens de l’organisation et du classement, méthode et rigueur dans la gestion des tâches, respect des procédures ; autonomie dans l’organisation.

• Capacités d’initiatives.

• Forte capacité d’adaptation.

• Capacité de communication et de transmission d’information ; faire remonter les dysfonctionnements et savoir rendre compte de son activité quotidienne.

• Garante ou garant de l’image du service public : présentéisme, ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l’écoute, diplomatie, goût du travail soigné.

• Confidentialité, discrétion et secret professionnel primordial.

• Très bonne maîtrise du Français (orthographe, grammaire).

• Maîtrise de l’outil informatique.

• Capacité à travailler en équipe et en binôme.

• Avoir le sens des responsabilités.

PROFIL DEMANDE :

• Bonnes connaissances du fonctionnement, du contexte et des enjeux des collectivités.

• Compétences en matière d’assistance et de gestion administrative (élaboration et suivi de tableaux de bord, rédaction de notes, courriers, compte-rendu, gestion d’agendas...).

• Aptitudes rédactionnelles avérées.

• Connaissance de logiciels métiers appréciée.

• Connaissance en matière de procédures de marchés publics appréciées.

• Qualités relationnelles et de communication - aisance dans l’expression orale.

• Rigueur et discrétion indispensables.

• Autonomie et adaptabilité - capacité à gérer les impératifs et imprévus.

• Aisance dans l’expression orale.

Une lettre de candidature et un CV devront être adressés au plus le tard le 05 septembre 2022 par mail à :

service.ressourceshumaines chez ville-lehaillan.fr

Ou par voie postale à l’adresse suivante :

Mme La Maire

Services des Ressources Humaines

137 avenue Pasteur BP 9

33185 Le Haillan Cedex

Les entretiens se dérouleront semaine 37.

 

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