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RÉFÉRENT ADMINISTRATIF A LA COORDINATION PETITE ENFANCE ADJOINT AU CHEF DE SERVICE PETITE ENFANCE H/F - A TEMPS COMPLET

 
Cadre d’emploi : Catégorie B

Poste à pourvoir au 1er juillet 2017

OBJECTIF

  • Suivre tous les dossiers signés avec la CAF dont le CEJ et la MSA.
  • Assister la coordinatrice dans les missions sur le terrain.
  • Assurer le travail administratif inhérent à la mission de coordination.
  • Assister les responsables des structures petite enfance dans la production, le suivi et l’analyse des comptes de résultats et résultats d’activité.
  • Assurer des actions transversales : organisation de l ECLI, relations sur le territoire.
  • Assurer la facturation en cas d’absence de l’agent administratif du service petite enfance.
  • Assurer la fonction d’adjoint au chef de service petite enfance :
  • En exerçant ses missions propres confiées par la coordinatrice,
  • En assurant les remplacements du responsable du service pendant ses absences.

MISSIONS PRINCIPALES

  • Accueil téléphonique et physique au service coordination petite enfance.
  • Prise de rendez vous pour la coordinatrice Petite enfance.
  • Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (convocation, compte rendu de réunion, communication).
  • Gestion du courrier de la coordination petite enfance.
  • Montage administratif et suivi des documents liés aux conventions avec la CAF ou la MSA.
  • Recueil et traitements les informations nécessaires au fonctionnement administratif du CEJ ou de toute convention avec la Caisse d’allocations Familiales.
  • Enregistrement, analyse et suivi des comptes de résultats, résultats d’activités de chaque structure.
  • Suivi des fiches action du CEJ.
  • Analyse des chiffres pour suivre l’évolution des différents contrats ou conventions.
  • Relais d’information auprès de la coordinatrice.
  • Présence aux réunions thématiques et de secteurs proposées par la CAF en l’absence de la coordinatrice ou avec celle-ci.
  • Présence aux réunions (entre professionnels ou avec les familles) où la fonction de coordination est présentée.
  • Alimentation de la banque documentaire et juridique relative à la coordination, les projets transversaux et les directives CNAF et CAF.
  • Tri, classement et archivage de documents.
  • Effectuer la facturation en binôme avec l’agent administratif de la maison petite enfance.
  • Connaissance du fonctionnement du service petite enfance pour assurer la mission d’adjoint au chef de service.

POLYVALENCE

L’agent peut être amené à assurer une certaine polyvalence sur les missions administratives du service et surtout la facturation des familles lors d’absence de l’agent administratif du service petite enfance ou lors de mises à jour importantes.

CONDITIONS ET/OU CONTRAINTES PARTICULIÈRES LIÉES AU POSTE

  • Gestion des délais.
  • S’adapter à différents interlocuteurs et différentes situations
  • Horaires tardifs parfois lors de réunions ou de manifestations.
  • Coordonner ses congés avec l’agent administratif du service petite enfance et la coordinatrice.
  • Assurer parfois la facturation des familles des EAJE.
  • Déplacements hors commune pour des réunions avec les partenaires

COMPETENCES REQUISES

  • capacité à gérer les prises de rendez.
  • vous et les différents dossiers (sens de l’organisation).
  • discrétion, respect du secret professionnel.
  • capacité d’anticipation, d’adaptabilité et forte réactivité.
  • capacité à remonter l’information.
  • maîtrise des logiciels traitements de texte (Word) et Excel.
  • maitrise des logiciels ou portails de la CAF et MSA.
  • rigueur et méthode dans la gestion des dossiers.
  • capacité d’analyse de chiffres et à en faire une synthèse vulgarisée.
  • capacité à animer ponctuellement une réunion.
  • capacité à gérer des priorités.

CONDITIONS STATUTAIRES

  • Catégorie B
  • Filière administrative, expérience financière et budgétaire.
  • Pour les agents titulaires : régime indemnitaire correspondant au poste défini dans la collectivité indemnité d’adjoint.
  • Ville adhérente au CNAS.

Poste à pourvoir au 1er juillet 2017

Adresser candidature et CV avant le 25 mai 2017 à :
Madame le Maire
137 Avenue Pasteur
33186 LE HAILLAN CEDEX

Contact :
Madame Martine GARGAUD pour les questions techniques

05.57.93.11.07
Madame Corinne ANDRON pour les questions statutaires
05.57.93.11.19
contact chez ville-lehaillan.fr

Entretiens prévus semaines 22 et 23

Publié le 5 mai 2017
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Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est également ouvert aux personnes bénéficiant de la reconnaissance de travailleur handicapé.

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